Czy czas podróży służbowej to czas pracy? Dojazd, powrót i praca w drodze

Pracownik wyjeżdża o 6:00 na konferencję do innego miasta, wraca około północy i następnego dnia ma stawić się o 8:00. Ile z tego jest czasem pracy? Odpowiedź w polskim prawie nie jest tak oczywista, jak wynikałoby ze zdrowego rozsądku, a spory o rozliczenie takich dni regularnie trafiają do sądów.

Podstawowa zasada: podróż nie jest pracą

Kodeks pracy w art. 128 § 1 definiuje czas pracy jako czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy¹. Sąd Najwyższy w kilku wyrokach przyjmował, że sam przejazd na miejsce delegowania i z powrotem nie jest pracą, bo pracownik w tym czasie nie świadczy pracy i nie pozostaje w dyspozycji pracodawcy². W wyroku z 23 czerwca 2005 r. (II PK 265/04) SN dodał, że czas dojazdu, powrotu i pobytu w miejscowości delegowania nie jest pozostawaniem w dyspozycji pracodawcy².

Konsekwencja jest prosta: za samą podróż pracownik nie dostaje dodatkowego wynagrodzenia ani nadgodzin. Dostaje diety i zwrot kosztów przejazdu, ale to osobne świadczenie, a nie pensja.

Kiedy podróż wlicza się do dnia pracy

Gdy podróż przypada w godzinach rozkładu czasu pracy pracownika, nie można odliczyć jej od pensji. Pracownik, który ma rozkład 8:00–16:00 i do 14:00 jedzie na miejsce, a od 14:00 do 16:00 pracuje, dostaje wynagrodzenie za osiem godzin. Powrót po 16:00 nie dodaje do tego żadnych nadgodzin, o ile w drodze nie wykonuje pracy².

W praktyce oznacza to, że pracodawca nie traci, gdy podróż mieści się w godzinach pracy, i nie płaci ekstra za powrót w wieczornych godzinach. Zmienia się to, gdy w czasie podróży pracownik faktycznie pracuje.

Praca w drodze

Jeśli w pociągu czy samolocie pracownik odpowiada na maile klientów, przygotowuje raport albo prowadzi rozmowy telefoniczne, ten czas jest czasem pracy bez względu na godzinę². Jeśli praca w drodze wykracza poza rozkład, powstają nadgodziny z dodatkiem z art. 151¹ KP.

Dlatego dobra polityka delegacji rozróżnia dwie sytuacje. Gdy firma oczekuje pracy w podróży, wydaje polecenie wprost i wpisuje czas do ewidencji. Gdy nie oczekuje, mówi pracownikom, że mogą w drodze odpoczywać. Brak takiej reguły to źródło sporów: pracownik odpisywał na maile z własnej inicjatywy, a po miesiącu domaga się dopłat.

Odpoczynek dobowy po powrocie

Nawet jeśli czas podróży nie jest czasem pracy, nie może pozbawić pracownika odpoczynku. Zgodnie z art. 132 § 1 KP pracownikowi przysługuje w każdej dobie pracowniczej co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku¹. Jeśli powrót przeciągnął się do późnej nocy i odpoczynek byłby krótszy, pracodawca powinien zapewnić równoważny odpoczynek, na przykład przesuwając początek następnego dnia pracy.

Przykład z organizacji wydarzeń: ekipa wraca z konferencji w Gdańsku o 1:00 w nocy. Jeśli następny dzień zaczyna się o 8:00, odpoczynek jest krótszy niż 11 godzin. Prostym rozwiązaniem jest start pracy o 12:00 albo dzień wolny w zamian.

Szczególne grupy pracowników

Przedstawiciele handlowi i inni pracownicy, których praca polega na ciągłym przemieszczaniu się, mają czas przejazdu traktowany inaczej: dla nich jazda jest istotą pracy, więc wlicza się do czasu pracy³. Dla kierowców zawodowych obowiązują odrębne przepisy o czasie pracy kierowców, których tu nie omawiamy, bo mają własne reguły ewidencji.

Jak uregulować to w firmie

Najprościej dopisać do regulaminu wyjazdów kilka zdań: kiedy podróż jest poza czasem pracy, kiedy firma oczekuje pracy w drodze, jak zgłaszać taką pracę i co się dzieje z odpoczynkiem po powrocie. Zasady rozliczania kosztów, diet, noclegów i kilometrówki opisaliśmy w tekście o tym, jak rozliczyć delegację krajową. Czas podróży rozlicza się równolegle z kosztami, ale to dwa różne rozliczenia.

Przed wprowadzeniem reguł sprawdź aktualny tekst jednolity Kodeksu pracy w ISAP: opisane tu poglądy opierają się na utrwalonym orzecznictwie sprzed kilku lat, a przepisy o czasie pracy bywają zmieniane.

Źródła

1. Kodeks pracy, art. 128 i 132, tekst jednolity w ISAP: https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20250000277. ↩ ↩²

2. Infor.pl, Podróż służbowa a czas pracy, https://www.infor.pl/prawo/praca/czas-pracy/307501,Podroz-sluzbowa-a-czas-pracy.html, z omówieniem wyroku SN z 23 czerwca 2005 r., II PK 265/04; Podatki.biz, Temat dnia: Podróże służbowe. Czas pracy w podróży służbowej, https://www.podatki.biz/artykuly/temat-dnia-podroze-sluzbowe-czas-pracy-w-podrozy-sluzbowej_10_58775.htm. ↩ ↩² ↩³ ↩⁴

3. Bezprawnik, Czas pracy w delegacji, https://bezprawnik.pl/czas-pracy-w-delegacji/. ↩

Najczęściej zadawane pytania

Czy za podróż w sobotę na delegację należy się wynagrodzenie?

Za sam dojazd w dzień wolny wynagrodzenie co do zasady nie przysługuje, bo nie jest to czas pracy. Jeśli jednak pracownik w drodze faktycznie pracuje, na przykład prowadzi rozmowy z klientami albo przygotowuje dokumenty na polecenie szefa, ten czas może być pracą w dniu wolnym.

Czy kierowca jadący na delegację własnym autem pracuje w czasie jazdy?

Samo prowadzenie samochodu służbowego w ramach zadania bywa traktowane jak wykonywanie obowiązków, szczególnie gdy kierowanie jest częścią pracy. Dla zwykłego pracownika, który jedzie na szkolenie, sąd i orzecznictwo wychodzą z założenia, że sama podróż nie jest pracą. Warto uregulować to w polityce delegacji.

Czy pracodawca może kazać pracować w pociągu?

Może polecić wykonanie zadania w drodze, ale wtedy ten czas jest czasem pracy i podlega wynagrodzeniu, a w razie przekroczenia rozkładu rodzi nadgodziny. Bez takiego polecenia pracownik nie musi pracować w drodze.

Czy po nocnym powrocie z delegacji pracownik ma prawo do odpoczynku?

Tak. Nawet jeśli podróż nie jest czasem pracy, nie może skracać obowiązkowego 11-godzinnego odpoczynku dobowego. Gdy powrót uszczuplił odpoczynek, pracodawca powinien zapewnić równoważny odpoczynek albo przesunąć rozpoczęcie pracy.