Ustawienie sali konferencyjnej: teatralne, szkolne, podkowa czy bankietowe?
Każde ustawienie sali służy czemu innemu. Kiedy wybrać rzędy krzeseł, kiedy stoły szkolne, a kiedy okrągłe stoły i podkowę.
Ustawienie sali decyduje o tym, jak ludzie będą się zachowywać. W rzędach krzeseł słuchają. Przy okrągłych stołach rozmawiają ze sobą. W podkowie rozmawiają z prowadzącym. Dlatego ustawienie wybiera się do programu wydarzenia, a nie do liczby osób. Liczba osób tylko sprawdza, czy wybrane ustawienie się zmieści.
Teatralne
Rzędy krzeseł zwrócone w stronę sceny, bez stołów. To ustawienie mieści najwięcej osób i dobrze sprawdza się przy wystąpieniach, panelach dyskusyjnych i prezentacjach, kiedy uczestnicy głównie słuchają.
Słabe strony są dwie. Nie ma na czym pisać ani postawić laptopa, a po godzinie siedzenia w ciasnym rzędzie uwaga spada. Przy dłuższych konferencjach dobrze jest zostawić szersze przejścia i zaplanować przerwę co 60–90 minut.
Szkolne
Rzędy stołów z krzesłami po jednej stronie, wszystkie zwrócone w stronę prowadzącego. Uczestnicy mogą notować i pracować na komputerach, więc to typowy wybór na szkolenia i dłuższe wykłady. Sala mieści w tym ustawieniu wyraźnie mniej osób niż w teatralnym.
Podkowa (litera U)
Stoły ustawione w kształt litery U, prowadzący stoi w otwartej części. Każdy widzi każdego, więc łatwo o dyskusję. To dobre ustawienie na warsztaty i spotkania do mniej więcej 25–30 osób. Przy większej grupie podkowa robi się tak długa, że osoby na końcach przestają się słyszeć.
Bankietowe i kabaretowe
Okrągłe stoły z krzesłami dookoła. W wersji bankietowej krzesła stoją wokół całego stołu, co sprawdza się przy kolacjach i pracy w małych grupach. W wersji kabaretowej część stołu od strony sceny zostaje pusta, żeby nikt nie siedział tyłem do prelegenta. Kabaret dobrze łączy wystąpienia z pracą w grupach, ale zajmuje dużo miejsca.
Blok (stół konferencyjny)
Jeden duży stół, przy którym siedzą wszyscy. Sprawdza się przy zarządach, negocjacjach i spotkaniach roboczych do kilkunastu osób. Przy większej liczbie uczestników trudno o rozmowę z drugim końcem stołu.
Jak wybrać
Zacznij od programu. Jeśli przez większość czasu ktoś mówi ze sceny, wybierz ustawienie teatralne albo szkolne. Jeśli uczestnicy mają pracować razem, wybierz stoły okrągłe albo podkowę. Kiedy program łączy oba tryby, kabaret albo dwie sale (plenarna i warsztatowa) zwykle sprawdzą się lepiej niż przestawianie sali w przerwie.
Potem poproś obiekt o rzut sali w wybranym ustawieniu z zaznaczeniem sceny, ekranu i przejść. Na rzucie od razu widać, czy ostatni rząd zobaczy slajdy i czy obsługa kateringu przejdzie między stołami.
Najczęściej zadawane pytania
Które ustawienie sali mieści najwięcej osób?
Teatralne, czyli rzędy krzeseł zwrócone w stronę sceny, bez stołów. Uczestnicy nie mają jednak na czym pisać, a po godzinie siedzenia uwaga spada, więc przy dłuższych konferencjach planuje się przerwę co 60–90 minut. Ustawienie szkolne mieści wyraźnie mniej osób.
Jakie ustawienie wybrać na warsztaty?
Podkowę albo okrągłe stoły. Podkowa dobrze działa do około 25–30 osób, bo każdy widzi każdego. Przy większej grupie osoby na końcach przestają się słyszeć. Stoły okrągłe sprzyjają pracy w małych grupach.
Czym różni się ustawienie bankietowe od kabaretowego?
W bankietowym krzesła stoją wokół całego okrągłego stołu, a w kabaretowym część od strony sceny zostaje pusta, żeby nikt nie siedział tyłem do prelegenta. Kabaret łączy wystąpienia z pracą w grupach, ale zajmuje dużo miejsca.
O co poprosić obiekt przed wyborem ustawienia?
O rzut sali w wybranym ustawieniu z zaznaczeniem sceny, ekranu i przejść. Na rzucie widać, czy ostatni rząd zobaczy slajdy i czy obsługa cateringu przejdzie między stołami.