Jak rozliczyć delegację krajową w 2026 roku

Wyjazd na konferencję do innego miasta, spotkanie z klientem, szkolenie w oddziale. Jeśli pracownik jedzie tam na polecenie pracodawcy i poza miejscowość, w której jest siedziba firmy albo jego stałe miejsce pracy, to jest podróż służbowa w rozumieniu Kodeksu pracy, a pracodawca musi pokryć jej koszty¹.

Co dokładnie się należy, zależy od dwóch rzeczy: czy firma ma własny regulamin podróży służbowych i czy jest jednostką budżetową. Budżetówka stosuje wprost rozporządzenie w sprawie należności z tytułu podróży służbowej². Prywatny pracodawca może ustalić zasady sam, w regulaminie albo w umowie o pracę, ale dieta nie może być niższa niż ta z rozporządzenia. Jeśli żadnych własnych zasad nie ma, stosuje się rozporządzenie w całości.

Dieta: 45 zł za dobę

Dieta ma pokryć zwiększone koszty wyżywienia. Od 1 stycznia 2023 r. wynosi 45 zł za dobę i w 2026 r. ta kwota się nie zmieniła²³. W styczniu 2026 r. pojawił się projekt podniesienia jej do 60 zł, ale do jesieni nie wszedł w życie³⁴. Przed rozliczeniem warto więc sprawdzić, czy stawka nie została właśnie zmieniona.

Dobę liczy się od godziny wyjazdu do godziny powrotu, a nie według kalendarza. Przy podróży krótszej niż doba:

Czas podróży	Dieta
do 8 godzin	nie przysługuje
od 8 do 12 godzin	50%, czyli 22,50 zł
ponad 12 godzin	100%, czyli 45 zł

Gdy podróż trwa dłużej niż dobę, każda pełna doba to 45 zł, a ostatnia, niepełna doba daje połowę diety, jeśli trwała do 8 godzin, i całą, jeśli dłużej.

Przykład: wyjazd w poniedziałek o 6:00, powrót we wtorek o 19:00. Pierwsza pełna doba kończy się we wtorek o 6:00 (45 zł), potem jest jeszcze 13 godzin, czyli ponad 8 (45 zł). Razem 90 zł.

Posiłki obniżają dietę

Jeśli pracownik dostał posiłek, na przykład śniadanie w hotelu albo obiad w trakcie konferencji, dietę się zmniejsza: o 25% za śniadanie, o 50% za obiad i o 25% za kolację. Przy pełnej dobie to odpowiednio 11,25 zł, 22,50 zł i 11,25 zł². Konferencja z pełnym wyżywieniem może więc oznaczać dietę równą zeru, i to jest zgodne z przepisami.

Nocleg: rachunek albo ryczałt

Za hotel pracodawca zwraca koszt według rachunku, do limitu ustalonego w regulaminie. W budżetówce i w firmach bez własnych zasad limit wynosi dwudziestokrotność diety, czyli 900 zł za dobę hotelową². Droższy nocleg pracodawca może zaakceptować, ale musi to zrobić świadomie.

Jeśli pracownik nie przedstawi rachunku, a nie miał zapewnionego noclegu, należy mu się ryczałt w wysokości 150% diety, czyli 67,50 zł za każdą noc. Warunek: nocleg musiał trwać co najmniej 6 godzin w przedziale od 21:00 do 7:00². Ryczałt nie przysługuje za przejazd nocnym pociągiem ani autobusem.

Dojazdy na miejscu i kilometrówka

Na poruszanie się po mieście, do którego pracownik pojechał, przysługuje ryczałt 20% diety, czyli 9 zł za każdą rozpoczętą dobę. Nie należy się, jeśli pracodawca zapewnił transport albo pracownik jeździ tam służbowym lub własnym samochodem, na który ma zgodę².

Bilety kolejowe, autobusowe i lotnicze rozlicza się według faktycznego kosztu. Inaczej jest z prywatnym autem: pracodawca zwraca kwotę wyliczoną jako liczba kilometrów razy stawka za kilometr, którą sam ustala, ale nie wyższą niż w rozporządzeniu o kilometrówce⁵. W 2026 r. maksymalnie jest to 1,15 zł za kilometr dla samochodu o pojemności silnika powyżej 900 cm³ i 0,89 zł do 900 cm³³.

Co jest wolne od podatku

Dieta i inne należności za podróż służbową są wolne od PIT i składek ZUS do wysokości określonej w rozporządzeniu⁶. Jeśli firma płaci więcej, na przykład 60 zł diety zamiast 45 zł, nadwyżka jest przychodem pracownika i trzeba od niej pobrać podatek i składki.

Kilka sytuacji, które w praktyce sprawiają najwięcej kłopotów:

• Wyjazd do miejsca zamieszkania. Jeśli pracownik jedzie służbowo do miejscowości, w której mieszka, dieta mu nie przysługuje.
• Delegacja zakończona po 8 godzinach i 10 minutach. To już połowa diety, więc godziny wyjazdu i powrotu warto wpisywać dokładnie.
• Zaliczka. Pracownik może poprosić o zaliczkę na koszty podróży, a rozliczyć się z niej trzeba w ciągu 14 dni od zakończenia podróży, razem z dokumentami².

Jeśli rozliczenia delegacji obsługuje biuro kadrowo-płacowe, warto ustalić z nim jeden wzór polecenia wyjazdu i jedną listę dokumentów. Większość poprawek bierze się z brakujących godzin i rachunków bez danych firmy.

Źródła

1. Art. 77⁵ Kodeksu pracy, ISAP. ↩

2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. 2013 poz. 167 ze zm.), ISAP. ↩ ↩² ↩³ ↩⁴ ↩⁵ ↩⁶ ↩⁷

3. Finwire, „Rozliczenie delegacji krajowej 2026: dieta 45 zł, nocleg 67,50 zł i 1,15 zł za km”, finwire.pl. ↩ ↩² ↩³

4. BDO, Alert BSO, luty 2026 (projekt podwyższenia diety krajowej do 60 zł), bdo.pl. ↩

5. Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. 2002 nr 27 poz. 271 ze zm.), ISAP. ↩

6. Art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ISAP. ↩